Artikel 1 – Begripsbepalingen
In dit reglement wordt verstaan onder:
- Stichting: Stichting Slapeloosheid, gevestigd te Doorn.
- Bestuur: het statutair bestuur van de Stichting.
- Adviesraad: de Wetenschappelijke Adviesraad (hierna: “WAR”) van de Stichting.
- Lid: een natuurlijk persoon die door het Bestuur als lid van de WAR is benoemd.
- Voorzitter: het door de WAR gekozen en door het Bestuur benoemde lid dat de vergaderingen van de WAR leidt.
Artikel 2 – Doel en positie van de Adviesraad
- De WAR heeft tot doel de Stichting onafhankelijk en deskundig te adviseren over:
- wetenschappelijke ontwikkelingen op het gebied van slapeloosheid en aanverwante slaapstoornissen;
- ontwikkelingen in behandeling en de implementatie;
- de kwaliteit en wetenschappelijke onderbouwing van het door de Stichting gevoerde beleid, projecten en communicatie;
- onderzoeksprojecten die (mede) door de Stichting worden ondersteund of geïnitieerd.
- De WAR heeft een adviserende rol; beslissingsbevoegdheid berust te allen tijde bij het Bestuur van de Stichting.
- De WAR adviseert op verzoek van het Bestuur of uit eigen beweging wanneer zij daartoe aanleiding ziet.
Artikel 3 – Taken van de Adviesraad
- Het uitbrengen van schriftelijke of mondelinge adviezen aan het Bestuur over:
- beleidsplannen en strategische keuzes met een wetenschappelijke component;
- inhoudelijke projecten, campagnes, publicaties en voorlichtingsmateriaal;
- onderzoeksvoorstellen en samenwerkingen met (inter)nationale partners.
- Het signaleren van relevante wetenschappelijke trends, richtlijnen en best practices op het gebied van slapeloosheid.
- Het, indien gewenst, leveren van bijdragen aan:
- conferenties, symposia of expertmeetings georganiseerd door of namens de Stichting;
- publicaties of (online) content van de Stichting, met inachtneming van de eigen (academische) verantwoordelijkheden van de leden.
- Het periodiek evalueren van de mate waarin de activiteiten van de Stichting wetenschappelijk up-to-date en verantwoord zijn.
Artikel 4 – Samenstelling
- De WAR bestaat uit minimaal 5 (vijf) en maximaal 15 (vijftien) leden.
- De leden hebben bij voorkeur een wetenschappelijke opleiding en de samenstelling is bij voorkeur multidisciplinair, bijvoorbeeld met experts uit:
- geneeskunde (bijv. somnologie, psychiatrie, neurologie, huisartsgeneeskunde);
- psychologie / gedragstherapie (BIG geregistreerd);
- verpleegkundige of paramedische disciplines;
- (klinische) epidemiologie of gezondheidswetenschappen;
- neurowetenschappen.
- Het Bestuur streeft naar een evenwichtige vertegenwoordiging qua expertise, gender, klinische organisatie en indien mogelijk ook geografische spreiding. Kandidaten die een strategische positie vervullen in (beroeps)organisaties ter bevordering van onderzoek en behandel-implementatie genieten bij gelijke geschiktheid de voorkeur.
- Leden vervullen hun functie op persoonlijke titel en niet als vertegenwoordiger van hun werkgever of een andere organisatie, tenzij anders schriftelijk overeengekomen.
Artikel 5 – Benoeming, zittingsduur en beëindiging
- Leden worden benoemd door het Bestuur, op voordracht van de zittende WAR. Tijdens de oprichtingsfase worden nieuwe leden voorgedragen en benoemd in nauw overleg met de voorzitter van de WAR. De oprichtingsfase eindigt na de tweede formele bijeenkomst van de WAR.
- De zittingsduur van een lid bedraagt vier (4) jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming.
- De WAR kiest uit haar midden een voorzitter en eventueel een vicevoorzitter voor een termijn van vier (4) jaar, met mogelijkheid tot herbenoeming. In het kader van de oprichting heeft het Bestuur voor de eerste termijn Prof. dr. E. van Someren benoemd als voorzitter WAR.
- Het lidmaatschap van de WAR eindigt:
- door het verstrijken van de zittingstermijn;
- op eigen verzoek, door schriftelijke opzegging bij het Bestuur;
- bij overlijden van het lid;
- door ontslag door het Bestuur wegens zwaarwegende redenen, zoals structurele niet-beschikbaarheid, ernstige belangenverstrengeling of gedrag dat schade toebrengt aan de Stichting.
- In ontstane vacatures wordt zo spoedig mogelijk voorzien.
Artikel 6 – Vergaderingen
- De WAR vergadert minimaal twee (2) keer per jaar. Extra vergaderingen kunnen worden belegd op verzoek van de voorzitter, het Bestuur of ten minste drie leden van de WAR.
- Vergaderingen kunnen fysiek, online of in hybride vorm plaatsvinden.
- De voorzitter stelt, in overleg met het Bestuur, de agenda vast. Leden kunnen agendapunten aandragen.
- Van elke vergadering wordt een schriftelijk verslag gemaakt, waarin in ieder geval de genomen besluiten en uitgebrachte adviezen worden opgenomen.
- De Stichting zorgt waar mogelijk en wenselijk voor passende ondersteuning voor convocatie, verslaglegging en archivering.
Artikel 7 – Besluitvorming
- De WAR streeft naar consensus in haar adviezen.
- Indien geen consensus kan worden bereikt, wordt in de stukken vastgelegd:
- wat het meerderheidsadvies is;
- welke inhoudelijke minderheidsstandpunten bestaan.
- De WAR kan alleen een formeel advies uitbrengen indien meer dan de helft van de zitting hebbende leden aan de vergadering deelneemt (quorum).
Artikel 8 – Onafhankelijkheid en belangenverstrengeling
- Leden verrichten hun werkzaamheden onafhankelijk en laten zich niet leiden door commerciële of persoonlijke belangen.
- Bij aanvang van het lidmaatschap verklaren leden schriftelijk eventuele relevante nevenfuncties en belangen die in relatie staan tot het werkveld van slapeloosheid.
- Leden melden nieuwe of gewijzigde belangen zo spoedig mogelijk bij de voorzitter en het Bestuur.
- In gevallen van (mogelijke) belangenverstrengeling kan de voorzitter, in overleg met het Bestuur, besluiten dat het betreffende lid:
- niet deelneemt aan de bespreking van het betreffende onderwerp;
- niet deelneemt aan de besluitvorming over het betreffende onderwerp;
- zich onthoudt van (mede-)ondertekening van het betreffende advies.
- In het verslag wordt vastgelegd hoe met gemelde belangenverstrengeling is omgegaan.
- Leden worden opgeroepen om bij (het vermoeden van) belangenverstrengeling dit eerst individueel en intern te bespreken. Indien nodig kan een lid rechtstreeks het Bestuur informeren.
Artikel 9 – Geheimhouding en vertrouwelijkheid
- Leden gaan vertrouwelijk om met informatie die zij in het kader van hun werkzaamheden voor de WAR ontvangen en die als zodanig is aangemerkt of waarvan zij het vertrouwelijke karakter redelijkerwijs kunnen vermoeden.
- De geheimhoudingsplicht blijft ook van kracht na beëindiging van het lidmaatschap.
- Publicaties en externe uitingen die kunnen worden opgevat als een officieel standpunt van de WAR of de Stichting, worden vooraf afgestemd met het Bestuur.
Artikel 10 – Vergoeding en onkosten
- Leden ontvangen in beginsel geen salaris of vacatiegeld voor hun werkzaamheden. Waar mogelijk en redelijk worden bepaalde onkosten zoals reiskosten (deels) vergoed, overeenkomstig het door het Bestuur vastgestelde vergoedingenbeleid.
Artikel 11 – Werkwijze en ondersteuning
- De WAR kan, indien nodig, werkgroepen of subcommissies instellen voor specifieke thema’s of projecten.
- De WAR kan externen uitnodigen om een vergadering bij te wonen of om schriftelijke input te leveren.
- Het Bestuur voorziet waar mogelijk in de benodigde facilitaire en secretariële ondersteuning.
- Procedures voor benoemingen, adviezen, onkosten, uitingen en presentatie van leden worden zo spoedig mogelijk uitgewerkt door de WAR in samenwerking met het Bestuur.
Artikel 12 – Rapportage aan het Bestuur
- De WAR rapporteert minimaal éénmaal per jaar schriftelijk aan het Bestuur over:
- de uitgebrachte adviezen;
- de belangrijkste ontwikkelingen in wetenschap en praktijk;
- eventuele aanbevelingen voor het beleid en de activiteiten van de Stichting.
- Het Bestuur informeert de WAR binnen 3 tot 6 maanden na ontvangst over de wijze waarop met de adviezen wordt omgegaan.
Artikel 13 – Wijziging en evaluatie van het reglement
- Dit reglement wordt vastgesteld door het Bestuur, na advies van de WAR.
- Het reglement wordt minimaal eens per drie (3) jaar geëvalueerd en zo nodig aangepast.
- Wijzigingen treden in werking op de door het Bestuur bepaalde datum en worden schriftelijk meegedeeld aan alle leden.
Artikel 14 – Slotbepalingen
- In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het Bestuur, na de WAR in de gelegenheid te hebben gesteld advies uit te brengen.
- Dit reglement treedt in werking op 1 maart 2026 en wordt aangehaald als: “Reglement Wetenschappelijke Adviesraad Stichting Slapeloosheid”.
Meer weten?
Heb je vragen over deze disclaimer, neem dan contact op met de servicedesk van Stichting Slapeloosheid:
